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Préambule

Le Club Canadien de Toronto reconnaît que la diversité est essentielle pour une gouvernance efficace et représentative. Cette politique établit pluralité des perspectives et des expériences tout en s’assurant que le Conseil dispose des compétences nécessaires pour soutenir les objectifs stratégiques du Club.

Mission du Club Canadien de Toronto

Notre mission 2024-2027 est de faire rayonner la communauté francophone dans toute sa diversité en mettant de l’avant l’excellence de réseautage prestigieux, la promotion de l’entrepreneuriat, et le développement d’opportunités d’affaires.

Valeurs du Club Canadien de Toronto

• Diversité : Valoriser les différentes cultures et perspectives au sein de la communauté francophone, favorisant un environnement inclusif.
• Leadership : Inspirer et motiver les autres à atteindre des objectifs communs, exerçant une influence positive au-delà de la communauté francophone.
• Collaboration : Miser sur le travail d’équipe et les partenariats pour soutenir la francophonie locale et internationale.
• Innovation : Innover dans l’organisation des événements et l’approche communautaire pour rester pertinent dans un environnement en évolution.
• Excellence : S’efforcer d’atteindre un haut niveau de qualité dans toutes les activités.

Composition du Conseil et Durée du Mandat

Le CA est formé de treize (13) membres, élus pour un mandat de deux ans, renouvelable. Environ la moitié du CA est renouvelée chaque année lors de l’assemblée générale annuelle pour garantir la continuité et le renouvellement.

Principales Responsabilités

Par son rôle au sein du conseil d’administration, l’administrateur·trice aura à participer à environ 12 réunions par année (réunions du conseil et réunions de comités), habituellement des réunions mensuelles de 1 heure qui se déroulent en dehors des heures régulières de travail. Les rencontres se tiennent en français, en mode virtuel sans exclure la possibilité de se rencontrer en personne le cas échéant. Le conseil d’administration exerce tous les pouvoirs requis pour assurer la mise en œuvre de la mission du club canadien tout en respectant le code d’éthique et règlement inhérent.

Les principales responsabilités du conseil d’administration du Club Canadien de Toronto sont les suivantes :

1. Gouvernance de l’organisation : Assurer la bonne gouvernance du Club en centrée sur la mission, les valeurs, et les membres de l’organisation.
2. Stratégie organisationnelle : Définir les axes stratégiques de l’organisation et assurer le suivi de leur mise en œuvre pour réaliser les objectifs stratégiques établis.
3. Supervision de la direction : Embaucher la évaluer son rendement, et s’assurer que la direction exécute les plans et politiques approuvés par le conseil.
4. Gestion financière : Approuver annuellement budget d’opération, et le montant des cotisations pour l’adhésion afin de garantir la viabilité financière de l’organisation.
5. Politiques internes : Développer et mettre en place des politiques encadrant les pratiques internes pour assurer la conformité et l’efficacité des opérations.
6. Conformité légale : Assurer la conformité légale et l’intégrité des procédures administratives pour respecter toutes les réglementations applicables.
7. Communication et relations : Développer et maintenir un contact constant avec les membres, la communauté, et les partenaires stratégiques.
8. Nomination des comités : Nommer les présidences de comités et leurs représentants pour faciliter des domaines spécifiques de gouvernance.

Ces responsabilités reflètent un engagement du conseil envers la transparence, la responsabilité, et l’excellence dans la gestion de
l’organisation, tout en favorisant l’engagement actif de ses membres et le développement communautaire.

Les administrateurs·trices, en plus de participer aux réunions, doivent prendre connaissance de la documentation fournie avant chaque réunion, habituellement en mode électronique. Il faut compter entre 5 et 8 heures d’implication par mois. Les membres du comité exécutif sont amené·e·s à investir plus de temps (ce comité inclut la présidence, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie).

Chaque membre du conseil devrait siéger sur au moins un comité. Les comités appuient le travail du conseil et se réunissent selon leur propre calendrier. Les réunions du conseil d’administration et des comités peuvent se tenir à distance par visioconférence ou tout autre moyen de communication disponible. Entre les réunions, des tâches doivent être accomplies selon les responsabilités réparties et décidées collectivement.

Évaluation des Administrateurs au Club Canadien de Toronto

Au Club Canadien de Toronto, l’évaluation des administrateurs est un processus structuré qui commence en début d’exercice fiscal par la définition d’objectifs spécifiques pour chaque membre du conseil. Ces objectifs peuvent inclure l’augmentation du nombre de membres, une participation active à des événements clés, ou la sécurisation de commandites significatives.

Processus d’Évaluation

Révision Annuelle : En fin d’année, nous évaluons les contributions de chaque administrateur par rapport aux objectifs fixés. Cette révision permet de mesurer l’efficacité de chaque membre et d’apporter des ajustements si nécessaire.

Critères de Performance : L’évaluation est basée sur des critères quantitatifs, tels que le nombre de nouveaux membres recrutés, et qualitatifs, tels que le leadership et l’engagement envers les missions du club.

Présence aux Réunions et Événements : Une participation active aux réunions du conseil et aux événements majeurs du club est essentielle. Les absences répétées peuvent entraîner des sanctions conformément au règlement interne du club.

Cette méthode d’évaluation assure que chaque administrateur contribue efficacement aux objectifs stratégiques du Club Canadien de Toronto, renforçant ainsi leur engagement et leur responsabilité envers l’organisation.

Objectifs du comité de nomination du Club

1. Assurer une représentation diversifiée :
Le Club Canadien s’engage à constituer un Conseil d’administration qui reflète la diversité de la communauté francophone et des secteurs
d’activités de la région de Toronto. Cette diversité inclut, mais n’est pas limitée à, la diversité de genre, d’âge, d’origine ethnique, de parcours professionnels, d’expériences de vie, et de compétences spécifiques.

2. Garantir des compétences complémentaires :
En plus de promouvoir la diversité, le CA doit disposer d’une gamme de compétences complémentaires qui permettent d’assurer une gouvernance rigoureuse. Cela inclut des compétences dans des domaines clés comme la finance, le droit, la gouvernance, la technologie, la gestion des ressources humaines, le développement communautaire, et d’autres secteurs pertinents aux activités du Club.

3. Attirer des leaders de la communauté d’affaires :
Il est essentiel d’intégrer au Conseil des membres issus de la communauté des affaires capables de mobiliser des commanditaires et de développer des relations stratégiques. Ces leaders jouent un rôle clé dans l’élargissement du réseau de partenaires du Club et dans l’augmentation de sa capacité à obtenir des soutiens financiers, assurant ainsi la pérennité des activités et événements du Club.

Conditions d’éligibilité

Pour être éligible à présenter votre candidature pour rejoindre le conseil d’administration, vous devez respecter, au moment de poser votre candidature et tout au long de votre mandat critères suivants :

a. Être membre en règle du Club canadien de Toronto ;
b. Être âgé·e de 18 ans et plus ;
c. Ne pas être déclaré·e incapables par un tribunal, au Canada ou à l’étranger ;
d. Ne pas être un failli non libéré ;
e. Réside en Ontario ;
f. Etre de citoyenneté canadienne ou de résidence permanente au Canada.

Critères de sélection

Lors de la sélection des administrateurs, le Comité de nomination tient compte des critères suivants :

1. Compétences et expertise :
Les candidats doivent démontrer des compétences dans des domaines qui appuient les objectifs stratégiques du Club. Le Comité veille à ce que chaque candidat apporte une valeur ajoutée en matière de gouvernance et de prise de décision.

2. Diversité et inclusion :
Le Comité s’assure que la composition du CA représente équitablement la diversité de la communauté qu’il sert. Cela implique d’intégrer des personnes de différents genres, âges, origines culturelles et ethnoculturelles, ainsi que des personnes ayant des expériences de vie et des perspectives variées.

3. Engagement et contribution :
Les administrateurs doivent être disponibles et engagés à contribuer activement aux travaux du Conseil. Ils doivent également adhérer aux valeurs et à la mission du Club, et être prêts à travailler en collaboration avec les autres membres pour l’atteinte des objectifs communs.

Processus de nomination

1. Analyse des mandats et des compétences (novembre) :
Examiner les mandats des administrateurs actuels pour identifier les postes qui deviendront vacants. Réaliser une évaluation des grilles de compétences des administrateurs actuels afin d’identifier les domaines sous-représentés ou prioritaires (ex. diversité sectorielle, expertise technologique, représentation des jeunes professionnels) dans le but de combler ces lacunes.

2. Lancement de l’appel à candidatures (janvier) :
En janvier, diffuser un appel à candidatures largement dans les communautés francophones et professionnelles de Toronto, en mettant en avant l’importance de la diversité. Spécifier clairement les compétences et expériences recherchées et fixer une date limite pour la réception des candidatures.

3. Sélection des candidats et entretiens (février) :
Examiner les candidatures reçues et organiser des séances d’orientation et des entretiens avec les candidats dont le profil répond le mieux aux besoins du Conseil. Accorder une attention particulière à la complémentarité des compétences et à la diversité des parcours.

4. Présentation des candidats au CA (février) :
Soumettre les candidatures retenues au Conseil d’administration et les présenter aux membres du Club lors de l’assemblée générale annuelle.

Processus de mise en candidature
Pour soumettre votre candidature à un poste sur le conseil d’administration :

Vous devez compléter le formulaire en ligne de présentation de candidature avant le 31 janvier 2025 à 23h59 (HE)

Le processus de mise en candidature à un poste d’administrateur·trice ainsi que les règles régissant les élections sont encadrés par le règlement du Club canadien de Toronto.

Veuillez noter que les renseignements contenus dans le formulaire de candidature seront présentés aux membres du comité de sélection dans le cadre du processus de mise en candidature et lors de la période des élections à l’assemblée générale annuelle du 20 février 2025 à partir de 12h00 (HE).

Processus de mise en candidature

Pour soumettre votre candidature à un poste sur le conseil d’administration :

Vous devez compléter le formulaire en ligne de présentation de candidature avant le 31 janvier 2025 à 23h59 (HE)

Le processus de mise en candidature à un poste d’administrateur·trice ainsi que les règles régissant les élections sont encadrés par le règlement du Club canadien de Toronto.

Veuillez noter que les renseignements contenus dans le formulaire de candidature seront présentés aux membres du comité de sélection dans le cadre du processus de mise en candidature et lors de la période des élections à l’assemblée générale annuelle du 20 février 2025 à partir de 12h00 (HE).